Einleitung

Das Nutzungskonzept für die Schlossinsel ist erfolgreich erarbeitet worden. Die interfraktionelle Arbeitsgruppe hat in Zusammenarbeit mit der Verwaltung, dem Förder- und Museumsverein sowie den Gewerbetreibenden der Insel ihren Auftrag erfüllt und eine tragfähige Grundlage für die weitere Entwicklung geschaffen.
Mit dem Übergang in die konkrete Umsetzungs- und Förderphase verändern sich jedoch die Anforderungen an die Projektorganisation. Während bislang konzeptionelle Fragestellungen im Vordergrund standen, gewinnen nun insbesondere Projektsteuerung, Fördermittelmanagement, Termin- und Kostenkontrolle sowie klar definierte Verantwortlichkeiten an Bedeutung.
Politik und Verwaltung sind sich im gemeinsamen Austausch einig, dass für die Umsetzungsphase eine weiterentwickelte und verbindliche Projektstruktur sinnvoll ist, um Transparenz, Effizienz und eine verlässliche politische Begleitung sicherzustellen.

Beschlussvorschlag

Der Ausschuss für Schule, Sport und Kultur beschließt:

1. Die bestehende Arbeitsstruktur zur Entwicklung der Schlossinsel wird für die Umsetzungsphase weiterentwickelt.
2. Es wird für die Umsetzungsphase ein Lenkungskreis Schlossinsel eingerichtet.
3. Der Lenkungskreis soll sich wie folgt zusammensetzen:

• Projektverantwortung der Stadt
• Projektleitung (GOS)
• Verwaltungsspitze
• jeweils ein Vertreter der Fraktionen
• ein beratender Architekt

4. Aufgaben des Lenkungskreises sind insbesondere:

• strategische Begleitung des Gesamtprojekts
• Beratung bei Budget- und Terminabweichungen
• Klärung grundsätzlicher Fragestellungen
• Sicherstellung einer kontinuierlichen Information aller Fraktionen

5. Zur Wahrung der Kontinuität sollten die bisherigen Vertreter der Fraktionen aus der Arbeitsgruppe auch im Lenkungskreis mitwirken.
6. Die Verwaltung wird gebeten, in Abstimmung mit dem Lenkungskreis eine Projektstruktur für die Umsetzungsphase zu erarbeiten und dem Ausschuss vorzulegen. Diese soll insbesondere Aussagen enthalten zu:

• Projekt- und Terminplanung
• Kostenkontrolle
• Kommunikations- und Berichtslinien
• Rollen- und Zuständigkeitsabgrenzung, insbesondere zur GOS
• Entscheidungswegen sowie Kommunikations- und Eskalationsregeln

Begründung

Die erfolgreiche Konzeptphase hat gezeigt, dass eine strukturierte Zusammenarbeit aller Beteiligten zu tragfähigen Ergebnissen führt. Für die nun folgende Umsetzungsphase ist es erforderlich, die organisatorischen Rahmenbedingungen entsprechend anzupassen.
Die Einrichtung eines Lenkungskreises stellt sicher, dass strategische Fragen frühzeitig abgestimmt werden, Risiken minimiert und alle Fraktionen kontinuierlich eingebunden werden. Gleichzeitig werden klare Zuständigkeiten geschaffen und die Transparenz im Projektverlauf erhöht.